Bergen op Zoom, 5 augustus 2008
Aan de griffier van de Gemeenteraad van de gemeente Bergen op Zoom
Postbus 35
4600 AA Bergen op Zoom
Betreft: functioneren griffier/griffie, ons kenmerk LK/80071
Geachte Griffier,
Recent is verschenen de publicatie: “De controlerende rol van de gemeenteraad en provinciale staten onderzocht” door Ernst&Young. Een onderzoek onder griffiers naar de wijze hoe o.a. gemeenteraden omgaan met hun kaderstellende en controlerende functie.
Een onderdeel in dit onderzoek was hoe de griffier/griffie de gemeenteraad ondersteunt door zelf acties te ondernemen zoals:
– Bij het College van B&W informeren over de opvolging van met de raad afgesproken acties.
– Bewaken of het College van B&W met de gemeenteraad afgesproken acties heeft opgevolgd en daar als griffier rechtstreeks over rapporteren aan de gemeenteraad.
– Bewaken of het College van B&W met de gemeenteraad afgesproken acties heeft opgevolgd en niet opgevolgde acties eerst bespreken met het College van B&W en/of de ambtelijke organisatie.
– De gemeenteraad adviseren over te ondernemen maatregelen richting College van B&W indien door het College afspraken niet worden nagekomen.
Op alle vier de bovenstaande mogelijke acties vonden zeer ruime meerderheden van de ondervraagde griffiers (85, 58, 63 en 75%) dat de griffier/griffie om de gemeenteraad te ondersteunen zelf acties zouden dienen te ondernemen zoals bovenstaand.
Hoe werkt het in Bergen op Zoom?
Welke van bovenstaande activiteiten onderneemt de griffier/griffie om de gemeenteraad te ondersteunen en hoe wordt daar verslag van gedaan aan de gemeenteraad?
Is de huidige werkwijze, o.a. via de actiepuntenlijst opgenomen in de commissieverslagen sluitend?
In de Ernst& Young publicatie worden ook een aantal ‘omissies’ in het functioneren van griffies aangeduid, onder andere:
– Onvoldoende financiële kennis (waaronder P&C instrumenten).
– Griffiemedewerkers zijn vooral generalisten, waardoor er niet altijd specialistische kennis in huis is.
Hoe wordt het bovenstaande in onze griffie ervaren? Hoe vaak is er sinds de invoering van het dualisme (vanaf 7 maart 2002) een beroep gedaan op ‘externe’ kennis.
Als de gevraagde ‘externe’ kennis vanuit het reguliere Bergse ambtenarencorps kwam, hoe is dan de onafhankelijkheid geborgd?
Met vriendelijke groet,
Louis van der Kallen