START NOTITIE DWANGSOM

 


 Wet Dwangsom niet tijdig beslissen 

Uitgegaan is van de dienstverleningsopgave/ambitie van het bestuur en het management.

Het is de BSD niet bekend welke verbeteracties er lopen, noch heeft de BSD inzicht in welke mate wettelijke termijnen gehaald worden of niet? Desondanks is stilgestaan bij het nieuwe (stok achter de deur) instrumentarium van de wet en daarna is bekeken wat er mogelijk te doen valt. In deze verkenning hebben drie benaderingen naast elkaar gestaan:

1.Een defensieve; hoe kan de rek in termijnen zoveel mogelijk worden benut om overschrijding te voorkomen?

2.Een neutrale; er zullen op enig moment verzoeken om claims binnenkomen; wat/ hoe dan te handelen?

3.Een proactieve; hoe kan altijd zo snel mogelijk handelen worden gestimuleerd.

Elk van deze benaderingen leidt tot een andere serie invoeringsmaatregelen.

Tot slot is ook stilgestaan bij de cultuur / mentaliteit rond dienstverlening.

Dit alles staat beschreven in onderstaande verkenningen.

Defensieve benadering

A. Bij een defensieve benadering kan worden gedacht aan maatregelen zoals:

· verordeningtermijnen verlengen 

· actief gebruik van de wettelijk mogelijkheden om behandeltermijnen te verlengen

 · scherpere registratie van verdaging wegens gebrekkige aanvragen

 Nadelen hiervan:

 · Volgen van termijnverleningsmogelijkheden, en gebruik daarvan (en verdaging wegens gebrekkige aanvragen) betekent extra registratie en extra correspondentie, extra werk dus

 · Het tempo van werken wordt niet verhoogd; het komt over als een soort schijnmaatregel.

 Voordelen zijn:

De termijn wordt maximaal benut, dus de kans op claims vanwege  termijnoverschrijding wordt kleiner. 

Een defensieve benadering brengt met zich mee de beschikbare behandeltermijn maximaal te benutten. Als daarvoor gekozen wordt – hoeft niet – kan dat als volgt:

•Er gelden niet veel behandeltermijnen in autonome verordeningen die afwijken van de algemene van de AWB. Dat is vaak het wel het geval bij: ◦ Nadeelcompensatie

◦Planschade

◦ Gebruiksvergunningen brandweer 

Deze termijnen zijn vaak echt nodig om aanvragen goed te kunnen beoordelen en kunnen niet korter. 

De aanbeveling is termijnen in verordeningen niet te verlengen.

•Zodra structureel gewerkt wordt met registratie en berichten van ontvangst, staat de start van de behandeltermijn vast en kan daar geen misverstand meer over ontstaan.

•Er zijn veelal mogelijkheden voor de gemeente om een termijn te verlengen. Die worden nu soms wel toegepast, maar zonder dat het daarvoor altijd vereiste besluit/bericht naar de aanvrager gaat. De aanbeveling is – als deze verlenging echt nodig is om de aanvraag goed te kunnen beoordelen – dit voortaan wel te doen.

•Er worden bij aanvragen soms bijlagen vereist. Dit varieert sterk. De oproep aan de organisatie is om nog eens kritisch te kijken of de gemeente niet te veel bijlagen/documenten verlangd bij aanvragen.

Als aanvragers om aanvulling van ontbrekende bijlagen wordt gevraagd, is het handig dit snel te doen:

◦Acuut bij inname van de aanvraag

◦Meteen na lezing van de aanvraag

◦ Telefonisch, maar wel schriftelijk bevestigd

Alsnog door de aanvrager aangevulde bijlagen dienen wel bij binnenkomst geregistreerd te worden. 

· Als er reden is behandeling uit te stellen, en dit aan aanvragers wordt gevraagd en zij hiermee instemmen, is het noodzakelijk dit schriftelijk te bevestigen. 

B. Neutrale benadering

Bij de neutrale benadering zijn de volgende maatregelen voorstelbaar:

· bekendmaking van de wet

· uitgebreid bericht van ontvangst bij alle aanvragen

· formulier voor claim

· stroomschema voor behandeling / beoordeling claims

· mandaat voor toekennen claims

· budget / betalingsproces

Die maatregelen hoeven nu nog niet te worden voorbereid. Dit kan worden uitgesteld tot het moment dat inwerkingtreding dichtbij komt. 

WEL is het mogelijk, hierop vooruitlopend, al te beginnen met een lokale regeling met dezelfde strekking als de wet. Dus een recht op financiële vergoeding voor burgers die te lang op een besluit hebben moeten wachten. Diverse overheden hebben al zoiets. 

Voordelen daarvan zijn: 

· Gelegenheid tot wennen aan de wet 

· De burger heeft al iets concreets in handen 

· Het bestuur stelt een daad 

· Er kan extra impuls naar een ander gedrag van uit gaan 

Nadelen daarvan zijn: 

· Het kost tijd en energie om deze maatregel ingevoerd te krijgen (raadsbesluit) 

De vrees bij de BSD is dat dit niet zoveel rendeert en dat dus alle energie in de eerste prioriteit (proactieve benadering) gestoken moet worden. 

Bij een neutrale toepassing van de wet gaat het erom, als er een ingebrekestelling van de burger binnenkomt, wat dan? 

•De mogelijkheid dat de burger de gemeente in gebreke kan stellen (en dus op alsnog snel handelen kan aandringen) maar daarmee ook zijn recht op een eventuele dwangsom geldig kan maken, moet bekend worden gemaakt aan de burgers. Er zal ongetwijfeld landelijk nieuws komen zodra de wet in werking treedt. Het lijkt zinvol ook de lokale klant/burger te informeren. 

De aangewezen manier is mogelijk als volgt:

◦In beginsel is elke gemeente vrij om op eigen wijze informatie, procesgang e.d. rond de uitvoering van de wet te regelen.

◦Actief te werken met een bericht van ontvangst bij de eerste aanvraag (om een vergunning/uitkering, subsidie e.d.)

◦Dit bericht van ontvangst mag meer bevatten dan een bevestiging van de ontvangst. Het mag ook bevatten een verwachting over de procedure; wat/ hoe gaat de gemeente dit behandelen; een verwachte behandeltijd; een contactpersoon én een eenvoudige mededeling dat, als de gemeente een termijn overschrijdt, de aanvrager dan de gemeente in gebreke kan stellen; daarbij kan een verwijzing naar een plek op de website staan waar meer informatie is te verkrijgen; een soort korte uitleg van de wet (in Jip en Janneke taal).

◦Deze informatie kan ook in een al bestaande folder over een aanvraagproces worden opgenomen.

◦Een aparte folder over deze wet, zoals andere gemeenten hebben gedaan, lijkt overdreven.

◦Het lijkt niet zinvol om een campagne te gaan voeren.

•De burger mag zijn ingebrekestelling zelf vormgeven. Voor mensen die het lastig vinden om te schrijven kan een formulier worden gemaakt en beschikbaar gesteld via de algemene balie en de website. Voor mensen die het moeilijk vinden om formulieren in te vullen kan er ook bij de balie hulp zijn bij het invullen.

•Binnenkomende ingebrekestellingen moeten, net als andere aanvragen, worden geregistreerd.

•Ook op ingebrekestellingen moet weer vlot worden gereageerd. Immers de gemeente heeft dan nog 2 weken om alsnog te besluiten op de aanvankelijke aanvraag en als dit niet gehaald wordt: uitbetalen! De voortgang van dit proces moet ook in de gaten worden gehouden.

•Als de gemeente te laat is zal er betaald moeten worden. Dit betekent: controleren van termijnen, berekenen, vaststellen van de dwangsom, beschikking daarover maken en deze uitbetalen. Daarvoor kan een stroomschema worden gemaakt. De aanbeveling is er binnen een bureau/ afdeling één persoon voor aan te wijzen. Er kan een model-beschikking voor worden gemaakt.

•De normale procesgang rond uitbetalingen – vanaf vaststelling bij beschikking tot giraal overmaken – mag maximaal 6 weken duren. 

C.Proactieve benadering

Bij een proactieve benadering zou, daar waar al ingezet wordt op serviceverbetering, dit mogelijk met de nieuwe wet nog een extra impuls krijgen, en dan gefocust op het tempo. 

Een proactieve houding brengt met zich mee: alles doen om de klant altijd zo snel mogelijk te helpen. Dit kan via allerlei manieren, zoals:

· De klant vooraf zoveel mogelijk duidelijkheid bieden over wat er gebeurt nadat hij een aanvraag heeft ingediend. O.a. hoe lang iets gaat duren, wat er gebeurt, waar honorering afhankelijk van is. Dit maakt de verwachting reëel. Dit kan via boekjes, website, productinformatie, folders, introductiemappen, uitgebreide berichten van ontvangst e.d. 

· Via accounts of casemanagers kan een klant – zeker met een complexe vraag – makkelijker toegang tot de organisatie worden geboden; kan hij op het goede spoor worden gezet, en kan hem tot de goede loketten toegang worden geboden. Dit kan een versnelling tot gevolg hebben. Zo’n account kan ook een taak krijgen om vervolgens de voortgang van de afhandeling van de aanvraag te activeren/stimuleren. 

· Soms moet de gemeente met een extern adviseur werken. Die neemt soms ook de tijd om een aanvraag te beoordelen en tot een advies te komen. Tijdwinst valt te halen uit het zoveel mogelijk uitsluiten van een adviseur, bijvoorbeeld door zaken meer te standaardiseren/in beleidsregels te vatten. “Dergelijke categorieën aanvragen behandelen we zus en zo.“ Eén soort postregistratie en één voortgangs-bewakingsysteem. 

· Zorg dat alle afdelingen normtijden hebben voor het behandelen van een aanvraag. 

· Er is een mogelijkheid om een lange behandeling van bezwaarschriften te voorkomen. Via pre-mediation kan het (soms eigenlijk niet-juridisch) probleem worden opgelost en hoeft minder tijd in de formele afhandeling van het bezwaar te worden gestoken. Dit maakt afhandeling van andere bezwaarschriften weer makkelijker. 

· Via deregulering kan het aantal burgers/bedrijven, die voor een activiteit een toestemming nodig hebben, worden beperkt. 

· Via een volgsysteem zou de klant ook inzage kunnen worden gegeven – via de website – in de voortgang van de afhandeling van zijn aanvraag. Het voordeel is weliswaar geen verkorting van de afhandelduur, maar wel geruststelling naar de burger. 

· Het minder met papier, maar meer met digitale aanvragen werken zou ook de doorstroomtijd kunnen verkorten. 

Er valt binnen de gemeente meer van elkaar te leren. 

D. Mentaliteit 

Aparte aandacht verdient de mentaliteit. De cultuur/mentaliteit van “dienstbaar zijn” wisselt. De ene medewerker heeft dit van nature, de ander moet gepusht worden of verschuilt zich achter niet beschikbaar hebben van hulp(systemen). 

Klantgerichtheid hoort als kerncompetentie in ieders functieprofiel. 

Sommige medewerkers nemen ook niet de moeite om begrijpelijk te zijn; uitleg / leesbaar schrijven, klanten op weg helpen. 

Elke medewerker is zelf ook burger, maar opvallend is dat die positie/ervaring niet altijd inspireert om klantgericht te zijn. 

Kortom; de houding is een belangrijke factor. 

E Rechtstreeks beroep 

Onderdeel van de nieuwe wetgeving is ook dat, als een burger te lang moet wachten op een besluit, hij naar de rechter kan stappen. Dan kan hij de bezwaarschriftenprocedure overslaan. De rechter kan dan de gemeente verplichten om alsnog een besluit te nemen, binnen een door hem gestelde termijn, en ook daar een dwangsom aan verbinden. De burger krijgt veel mogelijkheden. 

Als de burger te lang moet wachten op een besluit dan kan de burger:

•een bezwaarschrift indienen tegen een fictieve weigering (wegens te laat beslissen)

•een voorlopige voorziening vragen bij de rechter

•de gemeente in gebreke stellen (met recht op dwangsom)

•rechtstreeks beroep bij de rechterbank indienen tegen het te laat zijn

•een klacht indienen

•de wethouder, burgemeester, raadslid op de hoogte stellen

•de pers inschakelen 

 


 

 

Voeg toe aan je favorieten: Permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *