WOB VERZOEK LK/14009, KENMERK LK/14031

 


 

Bergen op Zoom, 9 juni 2014 

 

Aan het College van Burgemeester en Wethouders

der Gemeente Bergen op Zoom

Postbus 35

4600 AA Bergen op Zoom 

 

Betreft:          WOB verzoek LK/14009, kenmerk LK/14031

 

Geacht College, 

Dank voor de adequate regeling van het WOB verzoek LK/14009.

Naar aanleiding van de inzage van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden, wil ondergetekende enkele opmerkingen plaatsen. De stukken vanuit het statische archief werden gepresenteerd zoals de archiefwet voorschrijft en voldeden, voor zover te constateren, naar aard en inhoud aan alle daaraan te stellen eisen en werden zo compleet mogelijk gepresenteerd. 

De gepresenteerde stukken uit wat het dynamische archief werd genoemd (afkomstig van het stadskantoor uit de kasten van de ‘behandelende ambtenaren’) bevatte naar mijn waarneming diverse stukken die allang in het statische archief opgenomen dienden te zijn.

Voor een goed archiefbeheer, conform wet en regelgeving, is het noodzakelijk dat stukken die wettelijk naar het statische archief moeten/kunnen ook naar dat statische archief gaan. Dan is de kans het grootst dat wat bewaard moet worden ook bewaard wordt en dat het bewaren gebeurd onder de door de wet voorgeschreven omstandigheden.

Bergen op Zoom heeft betrokken ambtenaren en daar is ook de BSD-fractie blij mee. Maar betrokkenheid kan ook leiden tot het verzamelen van stukken die na afronden van het werk in het statische archief opgenomen dienden ten worden. Als een ‘verzamelaar’ om wat voor reden dan ook wegvalt of vertrekt, kan dat leiden tot het verloren gaan van stukken die gearchiveerd hadden moeten worden. De BSD-fractie vraagt dan ook aandacht voor dit probleem. Aanpak betekent niet alleen het beter gaan voldoen aan wet en regelgeving maar ook dat stukken beter toegankelijk worden, zowel voor derden als voor het eigen personeel en daarmee kan tijd en geld bespaard worden. 

In afwachting van uw reactie, 

hoogachtend

namens de BSD-fractie 

Louis van der Kallen

 


 

Voeg toe aan je favorieten: Permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *