MOGELIJK HANDELEN IN STRIJD MET DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG) OP HET STADSKANTOOR

 

   


 | LVDK 22006 | 14-04-2022 |

 

Geachte college,

 

Tijdens de rondleiding, in het kader van het inwerkprogramma van de (nieuwe)gemeenteraad werd verteld dat een collectief van secretaresses de wethouders ondersteund. Dat het gebruikelijk is dat mails die binnenkomen op de mailadressen van de wethouders eerst door dit collectief worden bekeken/gelezen en dat een secretaresse dan besluit wat er mee gebeurt c.q. hoe en door wie de beantwoording of reactie geregeld gaat worden en of de mail feitelijk wordt doorgestuurd naar de geadresseerde wethouder. 

Ondergetekende heeft gelijk aangegeven dat hij dat raar vond en mogelijk strijdig met de AVG of met de bedoelingen van de wetgever ten aanzien van de AVG. In het debatje dat toen ontstond werd ernaar verwezen dat een dergelijke handelswijze/procedure heel gebruikelijk was in gemeenten en ook een voormalige wethouder wees op de reeds jarenlange praktijk en hoe praktisch deze was.  

Naar aanleiding van het voorgaande heb ik contact opgenomen met de Autoriteit Persoonsgegevens, degene die ik daar sprak had begrip voor de vraagtekens die ik bij deze gang van zaken stelde. Kern was hoe is de privacy geborgd in deze gang van zaken?

Kernvragen die volgens de woordvoerder van de Autoriteit Persoonsgegevens dan gesteld moeten worden: zijn de betrokkenen bevoegd en is deze gang van zaken noodzakelijk? Waarbij de omvang van de groep zoveel mogelijk beperkt moet worden!

De contactpersoon bij de Autoriteit Persoonsgegevens wees mij op de Privacyverklaring gemeente AVG en op de rol van de Functionaris gegevensbescherming (FG) (de interne privacytoezichthouder bij de gemeente) die als zodanig geregistreerd dient te zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  • Hoewel de BSD-fractie bereidt is aan te nemen dat het wel goed zal zitten met de bevoegdheden van alle betrokkenen willen wij daaromtrent van uw college weten of de bevoegdheden van alle betrokkenen (het secretariaatscollectief en alle beleidsambtenaren die mails van wethouders en de burgemeester beantwoorden) door de gemeentelijke Functionaris gegevensbescherming, zoals hij of zij geregistreerd is bij de Autoriteit Persoonsgegevens, op hun bevoegdheid zijn gecontroleerd en zij op de hoogte zijn van alle ins en outs van de AVG in deze?

De ‘noodzakelijkheid’ kan niet uitsluitend gebaseerd zijn op; zo doen we het al decennia, ze doen het overal zo, is makkelijk, is praktisch of is doelmatig. Er moeten zeer goede redenen zijn om alleen al door de groepsgrote meer risico’s te nemen met de privacy van burgers. Een brief of emailschrijver, die zich middels een persoonlijk en aan een persoon gericht schrijven uit, heeft de verwachting dat alleen die persoon (zeker in eerste instantie) kennisneemt van zijn schrijven. En niet een collectief van personen, waaronder zelfs de geadresseerde niet standaard behoort. Want het collectief van secretaressen beslist of een mail wel of niet doorgestuurd wordt naar de geadresseerde of anderszins door anderen wordt afgedaan.   

  • Is de gemeentelijke Functionaris gegevensbescherming, na de invoering van AVG om advies gevraag inzake voornoemde procedure/gang van zaken?
  • Is dat eventuele advies voor de raad beschikbaar?
  • Wordt er nu feitelijk volgens dat eventuele advies gehandeld?
  • Op welke wijze wordt geborgd dat volgens dat eventuele advies wordt gehandeld?
  • Is dat advies of het naar aanleiding van dat advies opgestelde protocol of handleiding aan de Autoriteit Persoonsgegevens voorgelegd ter goedkeuring of ter advisering?
  • Hoe is aangetoond (met welke argumenten) dat deze gang van zaken, inclusief groepsgrote NOODZAKELIJK was?
  • Hoe is de groepsgrote vastgesteld en wat waren de argumenten tot de NOODZAKELIJKHEID van ieder persoon tot deelname aan deze groep van bevoegden?

In het debatje op het werkbezoek werd op geen enkele wijze de noodzakelijkheid belicht het was ‘een praktische/efficiënte werkwijze’ die al jaren lang bestond om de taakinvulling, tijd en taken van de wethouders te regelen.

Op 22 september 2020 stuurde ik een mail aan wethouder van der Zwan die begon met; “Beste Mignon, Deze mail is voor jou ogen alleen!!!!!” 

Voor ondergetekende is het verbijsterend dat het feitelijk onmogelijk is dat ik als raadslid of een burger niet een aan een persoon gerichte mail kan sturen naar in dit geval een wethouder die alleen door die geadresseerde gelezen kan worden. Deze mail bleek dus al gedeeld met derden nog voor dat hij de ogen van de wethouder bereikte. Ik wist dat niet. Anders had ik er niet over gepeinsd een dergelijke mail met die inhoud te sturen. 

Ik zal dat ook nooit meer doen want ik, en naar ik vermoed ook burgers, zullen zich nu wel twee keer bedenken als zo zouden weten hoe de gemeente meent met hun privacy om te moeten gaan.  

Het komen tot een cultuurverandering in de relatie tussen burgers, raadsleden en bestuurders zoals wethouders is wat mij betreft een haast bij voorbaat verloren oorlog. Uit het debatje afgelopen vrijdag bleek dat vrijwel iedereen de gang van zaken ‘normaal’ vindt. Zo is het nu eenmaal! Is dan de benadering. 

Voor ondergetekende is het een leermoment dat als er niets verandert zal betekenen dat mijn ‘cultuur’ zal zijn; dat ik over gebeurtenissen die tot personen herleidbaar zijn of over personen niets meer zal communiceren met een gemeentelijk ambtenaar of bestuurder. 

Ondergetekende schrijft deze brief en stelt deze vragen in de hoop dat er wel iets kan veranderen. Dat er een moment komt dat het niet alleen zal gaan over wat is praktisch, efficiënt of doelmatig, maar wat is correct in het licht van de AVG en in het licht van de doelstellingen van de AVG en in relatie tot de privacy van een burger of raadslid of medewerkers die zich richten op een met naam en toenaam gekend persoon.

Hoogachtend,

namens de BSD-fractie,

 

L.H. van der Kallen.

 


   

Voeg toe aan je favorieten: Permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.